Ada beberapa jenis arsip yang didasarkan kepada kurun waktu penyimpanan arsip tersebut dan kegunaan arsip tersebut. Dalam arsip yang didasarkan pada kurun waktu dapat dibedakan dalam beberapa hal diantaranya arsip jangka panjang, arsip jangka pendek, dan arsip sementara, di dalam ke tiga arsip tersebut anda harus teliti dalam mengarsipkan beberapa arsip di perusahaan anda, sebab jika arsif yang memiliki sifat jangka panjang harus dapat anda simpan dengan baik-baik, berbeda lagi dengan arsip yang bersifat jangka pendek anda juga tetap harus menyimpan data tersebut dengan teliti, tetapi jika arsip yang bersifat sementara tidak akan membuat anda kesulitan karena arsip tersebut tidak akan digunakan dalam jangka panjang. 

Bagi anda yang memiliki perusahaan yang mengharuskan anda selalu menyimpan arsip dengan aman maka anda dapat menggunakan document imaging yang dapat mempermudah anda dalam membuat dokumen yang bersifat softcopy dari data yang berasal dari hardcopy berupa tulisan atau cetak.

Alat tersebut memiliki banyak keuntungan dan keunggulan dala penggunaannya pada data yang anda miliki sebab di dalam alat tersebut terdapat sistem searching dan indexing yang memungkinkan anda untuk mencari dokumen dengan cepat melali kata kunci atau isi dokumen. Selain itu, alat tersebut memungkinkan anda untuk membagikan dokumen tersebut dengan mudah, menjaga keamanan dari data yang anda miliki, memungkinkan untuk memberi level pada akses yang berbeda, dan memungkinkan anda untuk data tersebut dapat digunakan oleh banyak orang sekaligus.

Cara penggunaan document imaging yang sangat mudah dan cepat akan memungkinkan anda dapat mengefisiensikan waktu anda dalam mengerjakan segala sesuatu pekerjaan dengan cepat dan hasil yang berkualitas. Cara mengoprasikan alat tersebut dengan cara sebagai berikut, masukan data hardcopy berupa kertas atau hasil cetakan pada mesin tersebut selanjutnya anda tinggal melakukan pemindaian atau scanning pada data tersebut dan akhirnya data hardcopy dapat menjadi file dokumen atau softcopy yang dapat menjadi data dokumentasi pada komputer.